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Rechnungsvorlage: was hineingehört und wo Word und Excel aufhören
Eine Rechnungsvorlage spart Zeit — aber nur, wenn sie alle Pflichtangaben enthält und Nummernkreise, Status und Aufbewahrung nicht zur Handarbeit werden. Dieser Guide zeigt, was jede Vorlage braucht und wann sich der Umstieg auf ein Rechnungsprogramm lohnt.
Pflichtangaben in jeder Vorlage
Ob Word, Excel oder Software: Eine Rechnung in Österreich braucht Aussteller und Empfänger, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Leistung und Leistungszeitraum, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag sowie die UID-Nummer des Ausstellers. Bei Steuerbefreiung ersetzt ein Hinweis den Steuerausweis.
Vorlage einmal mit allen Pflichtfeldern aufsetzen
Kleinunternehmer-Hinweis fix im Vorlagentext verankern
Bankverbindung und Zahlungsziel für schnellere Zahlungen ergänzen
Wo Word- und Excel-Vorlagen an Grenzen stoßen
Die Vorlage selbst ist selten das Problem — der Prozess darum ist es: Rechnungsnummern werden manuell hochgezählt, Kopierfehler übernehmen alte Kundendaten, der Zahlungsstatus lebt in einer separaten Liste und die geordnete Aufbewahrung hängt an Dateinamen und Ordnerdisziplin.
Doppelte oder ausgelassene Rechnungsnummern vermeiden
Beträge und Steuern nicht händisch nachrechnen
Offene Rechnungen nicht in getrennten Listen nachführen
Vorlagen im Rechnungsprogramm
In Billutant wird die Rechnungsvorlage zum Layout im Vorlagen-Editor: Logo, Farben und Aufbau werden einmal gestaltet, während Kundendaten, Positionen, Summen und die fortlaufende Nummer bei jeder Rechnung automatisch einfließen. PDF, E-Mail-Versand und Zahlungsabgleich schließen direkt an.
PDF-Layout mit Logo und Farben im Vorlagen-Editor gestalten
Nummernkreis, Summen und Steuer automatisch befüllen lassen
Rechnung direkt versenden und den Zahlungseingang verfolgen
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