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Aufbewahrungspflichten für Rechnungen und Belege in Österreich
Rechnungen, Bankbelege, Geschäftspapiere und andere Unterlagen müssen in Österreich geordnet und über längere Zeit nachvollziehbar bleiben. Digitale Ablage hilft nur dann, wenn sie vollständig, lesbar und wiederauffindbar ist.
Welche Unterlagen betroffen sind
Neben Büchern und Aufzeichnungen können auch Rechnungen, Bankbelege, Bankauszüge, Geschäftspapiere und weitere Unterlagen aufbewahrungspflichtig sein, wenn sie für Steuern und Abgaben relevant sind.
Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen gemeinsam denken
Bankbelege und Rechnungen nachvollziehbar verknüpfen
Geschäftliche Unterlagen nicht verstreut ablegen
Elektronische Archivierung
Eine digitale Ablage ist möglich, wenn die Unterlagen vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftgetreu wiedergegeben werden können. Eine einfache Sicherung auf beliebigen Datenträgern reicht nicht automatisch.
Digitale Belege lesbar und auffindbar speichern
Originaltreue und Ordnung bei der Ablage beachten
Archivierung bereits im Rechnungsworkflow einplanen
Fristen und Sonderfälle
Für Buchhaltungsunterlagen und Rechnungen gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren. Je nach Spezialregelung können längere Fristen gelten, etwa für bestimmte Grundstücksunterlagen oder OSS-relevante Leistungen.
Sieben-Jahres-Frist als Grundregel kennen
Sonderfristen für bestimmte Geschäftsfälle prüfen
Belege bei anhängigen Verfahren länger verfügbar halten
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