Allgemeine Geschäftsbedingungen

AGB

Allgemeine Geschäftsbedingungen der Xeas GmbH für die Nutzung von Billutant.

Xeas GmbH

Billutant Betreiberin

Neubaugasse 24/1, 8020 Graz

office@xeas.at

ATU77055801

1. Geltungsbereich und Definitionen

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge zwischen der Xeas GmbH, Neubaugasse 24/1, 8020 Graz (nachfolgend XEAS), und ihren Kunden über die Bereitstellung und Nutzung der Web-Applikation Billutant.
Billutant richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 1 KSchG sowie an juristische Personen des öffentlichen Rechts. Mit der Registrierung bestätigt der Kunde, dass er als Unternehmer handelt. Verbrauchern wird das System nicht angeboten.
Abweichende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nur Vertragsbestandteil, wenn XEAS ihnen ausdrücklich schriftlich zustimmt. Dies gilt auch dann, wenn XEAS in Kenntnis solcher Bedingungen Leistungen vorbehaltlos erbringt.
In diesen AGB bezeichnet „System“ die Web-Applikation Billutant samt zugehöriger Dienste in der jeweils aktuellen Version, „Kunde“ den Vertragspartner von XEAS, „Nutzer“ jede natürliche Person, die der Kunde zur Nutzung seines Kontos berechtigt, „Tarif“ den vom Kunden gewählten Leistungsumfang und „Kundendaten“ alle Daten, die der Kunde oder seine Nutzer in das System einbringen oder die das System für den Kunden erzeugt.
Die Bezeichnung „Kunde“ wird geschlechtsneutral verwendet und umfasst alle Personen unabhängig von ihrem Geschlecht.

2. Leistungsgegenstand

XEAS stellt dem Kunden das System für die Dauer des Vertrags über das Internet zur Nutzung bereit. Über das System können Kunden insbesondere Angebote und Rechnungen erstellen und versenden, Belege und Transaktionen verwalten, Kunden- und Lieferantendaten pflegen, Zahlungseingänge zuordnen sowie Auswertungen und Exporte für die Buchhaltung erstellen.
Der Leistungsumfang ergibt sich aus dem gewählten Tarif und der Funktionsbeschreibung auf der Website zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses. XEAS bietet einen kostenlosen Tarif mit eingeschränktem Funktionsumfang sowie kostenpflichtige Tarife an.
XEAS entwickelt das System laufend weiter. XEAS kann Funktionen ändern, ergänzen oder ersetzen, sofern der vertraglich vereinbarte Kernzweck des Systems erhalten bleibt. Werden Funktionen, die einen wesentlichen Teil eines kostenpflichtigen Tarifs ausmachen, entfernt oder eingeschränkt, informiert XEAS den Kunden mindestens sechs Wochen vorher in Textform; der Kunde kann in diesem Fall den Vertrag zum Wirksamwerden der Änderung kündigen.
Eine Einschulung, individuelle Anpassungen, Datenmigration oder sonstige Dienstleistungen sind nicht Bestandteil des Systems und bedürfen einer gesonderten Vereinbarung.
XEAS ist berechtigt, sich zur Erfüllung ihrer Verpflichtungen Dritter zu bedienen.

3. Vertragsabschluss

Bei Online-Tarifen kommt der Vertrag zustande, indem der Kunde den Registrierungsprozess auf der Website abschließt und diese AGB akzeptiert. Der Wechsel in einen kostenpflichtigen Tarif erfolgt durch Abschluss des Buchungsprozesses im Kundenkonto.
Auf Anfrage übermittelt XEAS ein individuelles Angebot. Dieses ist 14 Tage gültig, sofern im Angebot keine andere Frist genannt ist. Der Vertrag kommt mit schriftlicher Annahme des Angebots durch den Kunden zustande. Enthält das Angebot keinen Beginn, beginnt der Vertrag mit Bereitstellung des Zugangs durch XEAS.
Der Kunde stellt sicher, dass die bei der Registrierung angegebenen Daten richtig und vollständig sind, und hält sie aktuell. Bis zur Mitteilung einer Änderung gelten Zustellungen an die zuletzt bekannt gegebene E-Mail-Adresse als zugegangen.
Der Kunde ist ohne Zustimmung von XEAS nicht berechtigt, Rechte aus dem Vertrag an Dritte abzutreten. XEAS darf den Vertrag auf ein mit ihr verbundenes Unternehmen oder einen Rechtsnachfolger übertragen und informiert den Kunden darüber.

4. Kostenloser Tarif

Der kostenlose Tarif kann vom Kunden jederzeit ohne Einhaltung einer Frist beendet werden.
XEAS kann den kostenlosen Tarif jederzeit ändern, einschränken oder einstellen. Wird der kostenlose Tarif eingestellt, informiert XEAS den Kunden mindestens 30 Tage vorher in Textform und ermöglicht in dieser Frist den Export der Kundendaten.
Konten im kostenlosen Tarif, in denen sich länger als zwölf Monate kein Nutzer angemeldet hat, kann XEAS nach Ankündigung in Textform mit einer Frist von 30 Tagen samt Kundendaten löschen.
Für den kostenlosen Tarif besteht kein Anspruch auf Support, Verfügbarkeit oder Datensicherung über das gesetzliche Mindestmaß hinaus.

5. Nutzungsrecht und Nutzungsbeschränkungen

Der Kunde erhält für die Dauer des Vertrags das nicht ausschließliche, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht, das System im Umfang des gewählten Tarifs für eigene geschäftliche Zwecke zu nutzen.
Der Kunde darf, soweit im Tarif vorgesehen, weitere Nutzer anlegen. Zugangsdaten sind personengebunden und dürfen nicht von mehreren Personen gemeinsam genutzt werden. Die Abrechnung richtet sich nach der Anzahl der angelegten Nutzer, sofern der Tarif dies vorsieht.
Der Kunde darf das System nicht an Dritte vermieten, verkaufen, unterlizenzieren oder als eigenen Dienst anbieten; das System nicht dekompilieren, zurückentwickeln oder dessen Quellcode ermitteln; Inhalte des Systems nicht außerhalb der von XEAS bereitgestellten Schnittstellen automatisiert auslesen oder vervielfältigen; keine Sicherheitsmechanismen umgehen; und das System nicht in einer Weise nutzen, die dessen Betrieb oder andere Kunden beeinträchtigt.
Der Kunde darf die Versandfunktionen des Systems nur für Nachrichten mit geschäftlichem Bezug zu seinen eigenen Kunden und Geschäftspartnern nutzen. Der Versand unverlangter Werbung oder Massennachrichten ist untersagt.
XEAS darf angemessene technische Grenzen für Speichervolumen, Anfragen, Versand und Verarbeitung festlegen, um den Betrieb für alle Kunden sicherzustellen. Solche Grenzen sind in der Tarifbeschreibung ausgewiesen oder werden dem Kunden auf Anfrage mitgeteilt.

6. Pflichten des Kunden

Der Kunde informiert seine Nutzer über die Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag und stellt deren Einhaltung sicher. Handlungen und Unterlassungen seiner Nutzer werden dem Kunden zugerechnet.
Der Kunde und seine Nutzer halten Zugangsdaten geheim, schützen sie vor dem Zugriff Dritter und verwenden sichere Passwörter. Den Verdacht eines unbefugten Zugriffs, eines Verlusts von Zugangsdaten oder eines sonstigen Sicherheitsvorfalls meldet der Kunde XEAS unverzüglich an office@xeas.at.
Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit der Kundendaten verantwortlich. Er speichert keine Inhalte, die gegen geltendes Recht verstoßen oder Rechte Dritter verletzen, und stellt sicher, dass hochgeladene Dateien frei von Schadsoftware sind. Der Kunde hält XEAS von Ansprüchen Dritter frei, die aus einer Verletzung dieser Pflicht entstehen.
Das System ersetzt keine steuerliche, buchhalterische oder rechtliche Beratung. Der Kunde ist allein für die inhaltliche Richtigkeit und Vollständigkeit der von ihm erstellten Angebote, Rechnungen, Gutschriften und Exporte verantwortlich, insbesondere für die Einhaltung der Rechnungsmerkmale nach § 11 UStG, die korrekte steuerliche Behandlung und die Übereinstimmung von Exporten mit den Anforderungen seiner Steuerberatung.
Der Kunde ist für die Erfüllung seiner gesetzlichen Aufbewahrungspflichten selbst verantwortlich. Er exportiert und sichert Rechnungen, Belege und sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen regelmäßig und spätestens vor Vertragsende. Über die Vertragsdauer hinaus schuldet XEAS keine Aufbewahrung von Kundendaten, ausgenommen die in Punkt 12 genannten Export- und Löschfristen.
Die Bereitstellung eines internetfähigen Endgeräts, eines aktuellen Browsers und einer Internetverbindung ist Sache des Kunden.
Der Kunde wirkt bei der Feststellung und Behebung von Störungen mit, stellt XEAS nachvollziehbare Informationen über Art, Zeitpunkt und Auswirkungen einer Störung bereit und setzt zumutbare Umgehungslösungen um, die XEAS empfiehlt.

7. KI-Funktionen und E-Mail-Versand

Das System bietet Funktionen, die mit Hilfe künstlicher Intelligenz arbeiten, insbesondere die automatische Erkennung von Belegdaten, das Vorausfüllen von Kontaktdaten aus Kontoumsätzen, die Zuordnung von Belegquellen zu Transaktionen und die Übernahme von Firmendaten von öffentlich zugänglichen Websites. Die Ergebnisse dieser Funktionen sind Vorschläge und können unvollständig oder fehlerhaft sein. Der Kunde prüft sie vor der Verwendung. XEAS übernimmt keine Gewähr für die Richtigkeit von KI-Ergebnissen.
Für KI-Funktionen werden die jeweils zu analysierenden Daten, insbesondere Belege, Umsatzdaten samt Zahlungspartner, IBAN, Buchungstext und Verwendungszweck sowie abgerufene Website-Inhalte, an die in Anhang B genannten Subprozessoren übermittelt und dort ausschließlich zur Erbringung der Funktion verarbeitet. Sie werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
Der Kunde kann ein eigenes E-Mail-Postfach mit dem System verbinden, um Dokumente in seinem Namen zu versenden und Belege aus eingehenden E-Mails zu übernehmen. Dabei greift das System über den in Anhang B genannten Dienstleister auf Ordner, Nachrichten und Anhänge des Postfachs zu, soweit dies für die Belegsuche und die Zuordnung von Transaktionen erforderlich ist. Der Kunde bleibt Absender versendeter Nachrichten und ist für deren Inhalt und die Zulässigkeit des Versands verantwortlich. XEAS schuldet die Übergabe der Nachricht an den Postfachanbieter des Kunden, nicht deren Zustellung beim Empfänger.
Der Kunde kann ein Bankkonto mit dem System verbinden, um Kontoumsätze automatisch zu übernehmen. Dabei ruft das System über den in Anhang B genannten Kontoinformationsdienst Kontobezeichnung, IBAN, Salden und Umsätze samt Angaben zu Zahlungspartnern ab. Die Verbindung beruht auf einer vom Kunden bei seiner Bank erteilten Zustimmung und kann vom Kunden jederzeit widerrufen werden.
Der Kunde kann die Trennung von Postfach oder Bankkonto jederzeit in Textform an office@xeas.at verlangen. XEAS beendet die Verbindung unverzüglich und löscht die dafür gespeicherten Zugriffsberechtigungen. Die bei der Bank erteilte Zustimmung kann der Kunde zusätzlich direkt bei seiner Bank widerrufen.

8. Verfügbarkeit, Wartung und Support

Für kostenpflichtige Tarife stellt XEAS das System mit einer Verfügbarkeit von 99 Prozent im Monatsmittel bereit, gemessen am Übergabepunkt des Rechenzentrums. Nicht als Ausfallzeit gelten angekündigte Wartungsfenster, Störungen, die XEAS nicht zu vertreten hat, insbesondere höhere Gewalt, Angriffe auf IT-Systeme, Ausfälle von Netzbetreibern oder Subprozessoren, sowie Störungen aus der Sphäre des Kunden.
Wartungen führt XEAS nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten zwischen 18 Uhr und 8 Uhr mitteleuropäischer Zeit durch. Geplante Wartungen mit erwartbarer Ausfallzeit von mehr als 30 Minuten kündigt XEAS mindestens 24 Stunden vorher im System oder per E-Mail an. Bei Gefahr im Verzug, insbesondere zur Behebung von Sicherheitslücken, darf XEAS das System ohne Ankündigung vorübergehend aussetzen.
Support erbringt XEAS für kostenpflichtige Tarife per E-Mail an office@xeas.at an Werktagen zu den üblichen Geschäftszeiten. XEAS bearbeitet Anfragen nach Dringlichkeit. Bestimmte Reaktions- oder Behebungszeiten schuldet XEAS nur, wenn sie gesondert vereinbart sind.
Für kostenpflichtige Tarife führt XEAS täglich Sicherungen der Kundendaten durch und bewahrt diese mindestens 30 Tage auf. Die Wiederherstellung einzelner vom Kunden gelöschter Daten ist nicht Teil der Leistung.
Für Fehler in Software, Diensten oder Geräten Dritter, die nicht Teil des Systems sind, sowie für Bedienungsfehler von Nutzern erbringt XEAS keine Leistung.

9. Entgelt, Abrechnung und Zahlung

Für kostenpflichtige Tarife gelten die auf der Website ausgewiesenen Preise zum Zeitpunkt der Buchung oder die im individuellen Angebot genannten Preise. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
Entgelte werden je nach gewähltem Abrechnungsintervall monatlich oder jährlich im Voraus verrechnet und sind mit Rechnungslegung fällig. Die Zahlung erfolgt über den in Anhang B genannten Zahlungsdienstleister mittels der im Buchungsprozess angebotenen Zahlungsmethoden. Rechnungen werden elektronisch im Kundenkonto oder per E-Mail bereitgestellt.
Ein Wechsel in einen höherwertigen Tarif wird sofort wirksam; das für die laufende Periode bereits bezahlte Entgelt wird anteilig angerechnet. Ein Wechsel in einen niedrigeren Tarif oder in den kostenlosen Tarif wird zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode wirksam. Ein Wechsel des Abrechnungsintervalls ist erst nach Ablauf der laufenden Abrechnungsperiode durch erneute Buchung möglich.
Schlägt die erste Zahlung fehl, wird der kostenpflichtige Tarif nicht aktiviert. Schlägt eine Folgezahlung fehl, bleibt das Entgelt für die begonnene Abrechnungsperiode geschuldet; XEAS kann den Zugang gemäß Punkt 10 sperren oder den Tarif nach Mahnung und Nachfrist auf den kostenlosen Tarif zurücksetzen. Der Kunde kann den Tarif nach Behebung der Ursache erneut buchen. Kosten, die XEAS durch vom Kunden zu vertretende Rücklastschriften entstehen, trägt der Kunde.
Bei Zahlungsverzug schuldet der Kunde Verzugszinsen in Höhe von 9,2 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz gemäß § 456 UGB sowie den Ersatz der notwendigen Kosten zweckentsprechender Betreibungs- und Einbringungsmaßnahmen.
XEAS kann die Preise mit Wirkung für die jeweils nächste Abrechnungsperiode anpassen. Preiserhöhungen kündigt XEAS mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden in Textform an. Der Kunde kann in diesem Fall den Vertrag bis zum Wirksamwerden der Erhöhung zu diesem Zeitpunkt kündigen. Kündigt er nicht, gilt der neue Preis ab der nächsten Abrechnungsperiode.
Der Kunde kann gegen Forderungen von XEAS nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen.
Aktiviert der Kunde die Online-Zahlung für seine Rechnungen (Billutant Pay), kommt damit eine Zusatzvereinbarung zu den bei Aktivierung auf der Website ausgewiesenen Gebühren zustande. Die Gebühr besteht aus dem Entgelt des Zahlungsdienstleisters je Zahlungsart und einem prozentualen Aufschlag von XEAS und fällt nur für erfolgreich abgeschlossene Zahlungen an. Abgerechnet wird der Satz der vom Zahlungsdienstleister gemeldeten Zahlungsart; weicht der abgerechnete Satz von der Gebührenübersicht ab, gilt der für den Kunden günstigere Satz. XEAS rechnet die Gebühren monatlich im Nachhinein ab; die Rechnung wird per E-Mail als PDF zugestellt und ist innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum fällig. Für Änderungen der Gebühren gilt Punkt 9.6. Der Kunde kann die Online-Zahlung jederzeit im Kundenkonto deaktivieren; bereits entstandene Gebühren bleiben geschuldet.

10. Sperre

XEAS darf den Zugang des Kunden und seiner Nutzer sperren, wenn der Kunde mit einer Zahlung trotz Mahnung und Nachfrist von 14 Tagen in Verzug ist, wenn der begründete Verdacht einer rechtswidrigen oder vertragswidrigen Nutzung des Systems besteht oder wenn die Sperre zur Abwehr einer Gefahr für das System oder andere Kunden erforderlich ist.
XEAS informiert den Kunden über die Sperre und deren Grund, bei Gefahr im Verzug nachträglich. Die Sperre wird aufgehoben, sobald der Grund weggefallen ist.
Die Zahlungspflichten des Kunden bleiben von einer Sperre unberührt. Weitergehende Rechte von XEAS, insbesondere die außerordentliche Kündigung, bleiben vorbehalten.

11. Laufzeit und Kündigung

Kostenpflichtige Online-Tarife laufen für das gewählte Abrechnungsintervall von einem Monat oder einem Jahr und verlängern sich jeweils um dasselbe Intervall, sofern sie nicht bis zum letzten Tag der laufenden Periode gekündigt werden. Für individuell vereinbarte Verträge gelten die im Angebot genannten Laufzeiten und Kündigungsfristen.
Die Kündigung erfolgt im Kundenkonto oder in Textform an office@xeas.at. Mit Wirksamwerden der Kündigung wechselt das Konto in den kostenlosen Tarif, sofern der Kunde nicht die Löschung des Kontos verlangt.
Für bereits bezahlte Abrechnungsperioden erfolgt keine Rückerstattung, ausgenommen die Fälle einer von XEAS zu vertretenden außerordentlichen Kündigung durch den Kunden.
Beide Parteien können den Vertrag aus wichtigem Grund mit sofortiger Wirkung kündigen. Ein wichtiger Grund liegt für XEAS insbesondere vor, wenn der Kunde trotz Nachfrist von 14 Tagen mit einer Zahlung in Verzug ist, wesentliche Pflichten aus Punkt 5 oder 6 verletzt, oder wenn über sein Vermögen ein Insolvenzverfahren eröffnet oder mangels Masse abgewiesen wird, soweit dem nicht zwingendes Insolvenzrecht entgegensteht.
XEAS kann den Betrieb des Systems insgesamt einstellen. In diesem Fall kündigt XEAS mit einer Frist von mindestens drei Monaten in Textform und erstattet für kostenpflichtige Tarife bereits bezahlte Entgelte anteilig für den Zeitraum nach der Einstellung.

12. Datenrückgabe und Löschung

Der Kunde kann Rechnungen, Belege, Transaktionen und Kontakte während der Vertragsdauer jederzeit über die Exportfunktionen des Systems in gängigen Formaten abrufen. Sonstige Kundendaten stellt XEAS auf Anfrage innerhalb von 14 Tagen in einem gängigen maschinenlesbaren Format bereit.
Verlangt der Kunde die Löschung seines Kontos, löscht XEAS das Konto samt Kundendaten innerhalb von 30 Tagen nach Bestätigung. Der Kunde ist verpflichtet, vor der Löschung alle für ihn aufbewahrungspflichtigen Unterlagen zu exportieren.
Nach einer Kündigung aus wichtigem Grund durch XEAS stehen die Kundendaten noch 30 Tage zum Export bereit und werden danach gelöscht. Für inaktive Konten im kostenlosen Tarif gilt die Frist gemäß Punkt 4.3.
Von der Löschung ausgenommen sind Daten, die XEAS aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten weiter speichern muss, insbesondere Rechnungen an den Kunden, sowie kundenübergreifend genutzte Erkenntnisse über Belegquellen von Händlern und Lieferanten, etwa Händlername und Portaladresse, die keinem Kunden zugeordnet sind und keine Daten des Kunden oder seiner Kunden enthalten. Diese werden für die Dauer der gesetzlichen Frist gesperrt und danach gelöscht. Daten in Sicherungskopien werden im Zuge des regulären Sicherungszyklus innerhalb von 90 Tagen überschrieben. Abmelde-Kennungen für Marketing-E-Mails sowie Sicherungskopien einzelner Datensätze, die XEAS im Rahmen eines Supportfalls zur Wiederherstellung angelegt hat, werden auf Anfrage des Kunden unverzüglich gelöscht.

13. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Soweit XEAS personenbezogene Daten des Kunden selbst verarbeitet, insbesondere Registrierungs-, Vertrags- und Abrechnungsdaten, ist XEAS Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Die Datenschutzerklärung auf der Website informiert über diese Verarbeitungen.
Soweit der Kunde über das System personenbezogene Daten Dritter verarbeitet, insbesondere Daten seiner eigenen Kunden, Lieferanten und Ansprechpartner, ist der Kunde Verantwortlicher und XEAS Auftragsverarbeiterin im Sinne des Art. 28 DSGVO. Dafür gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag in Anhang A, der mit Annahme dieser AGB abgeschlossen wird.
XEAS setzt für den Betrieb des Systems die in Anhang B genannten Subprozessoren ein. Änderungen der Subprozessoren kündigt XEAS mindestens 30 Tage vorher in Textform oder im System an. Der Kunde kann einer Änderung aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund innerhalb dieser Frist widersprechen; kommt keine Einigung zustande, kann jede Partei den Vertrag zum Wirksamwerden der Änderung kündigen.
Der Kunde stellt sicher, dass für die von ihm im System verarbeiteten personenbezogenen Daten eine Rechtsgrundlage besteht und die betroffenen Personen erforderlichenfalls informiert wurden.
Kundendaten werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Übermittlungen in Drittländer erfolgen nur unter den in Anhang A genannten Voraussetzungen.

14. Vertraulichkeit

Beide Parteien behandeln alle im Rahmen des Vertrags erlangten Informationen über die jeweils andere Partei, die als vertraulich gekennzeichnet sind oder nach ihrer Natur als vertraulich anzusehen sind, streng vertraulich. XEAS behandelt Kundendaten in jedem Fall vertraulich.
Die Pflicht gilt nicht für Informationen, die öffentlich bekannt sind, der empfangenden Partei bereits bekannt waren, von Dritten rechtmäßig erlangt wurden oder aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Anordnung offengelegt werden müssen.
Die Vertraulichkeitspflicht besteht für die Dauer des Vertrags und drei Jahre darüber hinaus fort.

15. Gewährleistung und Haftung

XEAS gewährleistet, dass das System die in der Funktionsbeschreibung genannten wesentlichen Funktionen aufweist. Mängel behebt XEAS innerhalb angemessener Frist durch Update, Umgehungslösung oder Fehlerbehebung. Der Kunde meldet Mängel unverzüglich mit einer nachvollziehbaren Beschreibung.
Aus Angaben in Werbung, auf der Website oder in sonstigen Äußerungen, die nicht ausdrücklich Vertragsinhalt sind, ergeben sich keine Gewährleistungsansprüche. Unerhebliche Abweichungen begründen keinen Mangel.
XEAS haftet für Schäden nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ist ausgeschlossen. Dieser Ausschluss gilt nicht für Personenschäden, für Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz und für Schäden aus der Verletzung von Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde vertrauen darf.
Die Haftung für entgangenen Gewinn, ausgebliebene Einsparungen, Betriebsunterbrechungen, mittelbare Schäden, Folgeschäden und Ansprüche Dritter ist ausgeschlossen, soweit nicht Vorsatz vorliegt.
Die Haftung von XEAS ist je Vertragsjahr insgesamt auf das Entgelt begrenzt, das der Kunde in den zwölf Monaten vor dem schädigenden Ereignis an XEAS bezahlt hat. Für den kostenlosen Tarif ist die Haftung auf 500 Euro je Vertragsjahr begrenzt.
Bei Datenverlust ist die Haftung von XEAS auf den Aufwand begrenzt, der für die Wiederherstellung der Daten aus der letzten Sicherung gemäß Punkt 8.4 erforderlich ist, sofern XEAS die Sicherung ordnungsgemäß durchgeführt hat.
Die Beweislastumkehr des § 1298 Satz 2 ABGB wird ausgeschlossen. Schadenersatzansprüche des Kunden verjähren innerhalb eines Jahres ab Kenntnis von Schaden und Schädiger.
Für Ereignisse höherer Gewalt, die die Leistungserbringung wesentlich erschweren oder verhindern, haftet keine Partei. Dauert ein solches Ereignis länger als 60 Tage an, kann jede Partei den Vertrag kündigen.

16. Geistiges Eigentum

Alle Rechte am System, insbesondere an Software, Gestaltung, Struktur, Dokumentation und Marken, stehen ausschließlich XEAS oder ihren Lizenzgebern zu. Der Kunde erhält nur das in Punkt 5 beschriebene Nutzungsrecht.
Alle Rechte an den Kundendaten verbleiben beim Kunden. XEAS nutzt Kundendaten ausschließlich zur Erbringung der vertraglichen Leistung und darf sie in anonymisierter, nicht auf den Kunden oder Dritte rückführbarer Form zur Verbesserung des Systems auswerten.
Vorschläge und Rückmeldungen des Kunden zum System darf XEAS ohne Vergütung nutzen.

17. Änderungen der AGB

XEAS kann diese AGB ändern, wenn dies aufgrund geänderter rechtlicher Rahmenbedingungen, technischer Weiterentwicklung, neuer Funktionen oder zur Beseitigung von Regelungslücken erforderlich ist und die Änderung für den Kunden zumutbar ist.
XEAS teilt Änderungen mindestens 30 Tage vor Wirksamwerden per E-Mail an die hinterlegte Adresse und im System mit und weist dabei auf das Widerspruchsrecht und die Folgen des Schweigens hin.
Widerspricht der Kunde nicht bis zum Wirksamwerden in Textform, gelten die geänderten AGB als angenommen. Widerspricht der Kunde, bleibt der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen bestehen; XEAS kann den Vertrag in diesem Fall zum Wirksamwerden der Änderung ordentlich kündigen.
Änderungen zugunsten des Kunden oder rein redaktionelle Änderungen ohne inhaltliche Auswirkung können ohne Ankündigung erfolgen.

18. Schlussbestimmungen

Es gilt österreichisches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts und der Verweisungsnormen des internationalen Privatrechts.
Für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist das sachlich zuständige Gericht in Graz ausschließlich zuständig.
Diese AGB sind in deutscher Sprache verfasst. Stellt XEAS Übersetzungen bereit, ist bei Abweichungen die deutsche Fassung maßgeblich.
Erklärungen in Textform im Sinne dieser AGB können per E-Mail oder über das Kundenkonto abgegeben werden.
Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt eine wirksame Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.
Diese AGB in der Fassung vom 11. September 2026 gelten für alle Verträge, die ab diesem Tag geschlossen werden. Für davor geschlossene Verträge werden sie zu dem Zeitpunkt wirksam, der in der Änderungsmitteilung gemäß Punkt 17 genannt ist; bis dahin gilt die bisherige Fassung.

Anhang A: Auftragsverarbeitungsvertrag

Gegenstand und Dauer: XEAS verarbeitet im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten, die der Kunde oder seine Nutzer in das System einbringen oder die dem Kunden über das System übermittelt werden, für die Dauer des Hauptvertrags und darüber hinaus bis zur vollständigen Rückgabe und Löschung der Daten gemäß Punkt 12 der AGB. Gegenstand ist die Speicherung, Verarbeitung, Bereitstellung, der Versand und die Löschung dieser Daten im Rahmen der Funktionen des Systems.
Art und Zweck der Verarbeitung: Erstellung und Versand von Angeboten, Rechnungen und Erinnerungen, Verwaltung von Belegen und Transaktionen, Abruf von Kontoumsätzen über verbundene Bankkonten, Abruf von Belegen aus verbundenen E-Mail-Postfächern, Entgegennahme von Angebotsannahmen und Unterschriften über öffentliche Links, Einzug von Rechnungsbeträgen über den Zahlungsdienstleister, Zuordnung von Zahlungen, KI-gestützte Belegerkennung, Kontaktvorausfüllung und Belegquellenzuordnung sowie Erstellung von Auswertungen und Exporten.
Art der Daten und Kategorien betroffener Personen: Stammdaten, Kontaktdaten, Rechnungs- und Zahlungsdaten, Bankverbindungen und Umsatzdaten, Inhalte von Belegen und Nachrichten sowie bei der Annahme von Angeboten über den öffentlichen Link die Unterschrift, der Name, die IP-Adresse, der Browser und der Zeitpunkt der Annahme des Empfängers. Betroffene Personen sind Kunden, Lieferanten, Ansprechpartner, Angebotsempfänger und Mitarbeiter des Kunden sowie sonstige Personen, deren Daten der Kunde im System erfasst oder die dem Kunden über das System Daten übermitteln.
Weisungen: XEAS verarbeitet die Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Kunden. Die Weisungen ergeben sich aus dem Hauptvertrag und der Nutzung der Funktionen des Systems durch den Kunden. Hält XEAS eine Weisung für rechtswidrig, informiert sie den Kunden unverzüglich. XEAS darf die Verarbeitung aussetzen, bis der Kunde die Weisung bestätigt oder ändert.
Vertraulichkeit: XEAS stellt sicher, dass alle mit der Verarbeitung befassten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind und Daten nur im erforderlichen Umfang verarbeiten.
Technische und organisatorische Maßnahmen: XEAS trifft Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, insbesondere verschlüsselte Übertragung, verschlüsselte Speicherung, rollenbasiertes Berechtigungskonzept, Protokollierung von Zugriffen, Datensicherung im Umfang von Punkt 8.4 der AGB, Trennung der Kundenkonten sowie den Betrieb in ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union. XEAS darf die Maßnahmen weiterentwickeln, sofern das Schutzniveau nicht unterschritten wird.
Subprozessoren: Der Kunde genehmigt den Einsatz der in Anhang B genannten Subprozessoren. XEAS verpflichtet Subprozessoren schriftlich auf ein dem Hauptvertrag entsprechendes Datenschutzniveau. Für Änderungen gilt Punkt 13.3 der AGB.
Drittlandübermittlung: Eine Übermittlung in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, wenn ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt oder geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO, insbesondere Standardvertragsklauseln, vereinbart sind.
Unterstützung: XEAS unterstützt den Kunden mit angemessenen technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Beantwortung von Anfragen betroffener Personen, bei der Datenschutz-Folgenabschätzung und bei der Konsultation der Aufsichtsbehörde. Anfragen betroffener Personen, die XEAS direkt erreichen, leitet XEAS unverzüglich an den Kunden weiter.
Meldung von Verletzungen: XEAS meldet dem Kunden eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, spätestens innerhalb von 48 Stunden nach Bekanntwerden, an die hinterlegte E-Mail-Adresse und stellt die für die Meldung nach Art. 33 DSGVO erforderlichen Informationen bereit.
Nachweise und Prüfungen: XEAS stellt dem Kunden alle Informationen bereit, die zum Nachweis der Einhaltung der Pflichten nach Art. 28 DSGVO erforderlich sind, und ermöglicht Überprüfungen einschließlich Inspektionen durch den Kunden oder einen von ihm beauftragten, zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer. Routineprüfungen finden höchstens einmal jährlich nach Ankündigung von mindestens 30 Tagen während der Geschäftszeiten statt. Ist eine Prüfung wegen einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, einer Anordnung oder Anfrage einer Aufsichtsbehörde oder eines konkreten Verdachts auf einen Verstoß erforderlich, gelten diese Beschränkungen nicht; die Prüfung erfolgt dann unverzüglich nach angemessener Ankündigung. Aktuelle Zertifizierungen und Prüfberichte unabhängiger Stellen werden bei der Prüfung berücksichtigt und können den Prüfungsumfang reduzieren, ersetzen eine erforderliche Inspektion aber nicht.
Löschung und Rückgabe: Nach Ende des Hauptvertrags werden die Daten gemäß Punkt 12 der AGB zurückgegeben und gelöscht. XEAS bestätigt die Löschung auf Anfrage.
Haftung: Für die Haftung aus diesem Auftragsverarbeitungsvertrag gilt Punkt 15 der AGB, soweit Art. 82 DSGVO nichts Zwingendes anderes vorsieht.

Anhang B: Subprozessoren und weitere Empfänger

Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland: Hosting, Authentifizierung, Datenbank, Dateispeicher, Sicherheitsfunktionen sowie KI-Funktionen über Google Cloud und Firebase. An die KI-Dienste werden Belege, Umsatzdaten samt Zahlungspartner, IBAN, Buchungstext und Verwendungszweck sowie abgerufene Website-Inhalte übermittelt. Auf Android-Geräten werden hochgeladene PDF-Dokumente zur Vorschau über den Google Docs Viewer abgerufen; dabei erhält Google den Inhalt des angezeigten Dokuments. Verarbeitungsort: Europäische Union. Übermittlungen in Drittländer sind durch das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln abgesichert.
Weiterer Empfänger, kein Subprozessor: Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande, verarbeitet als lizenzierter Zahlungsdienstleister und eigene Verantwortliche die Zahlungen des Kunden an XEAS sowie, sofern der Kunde die Online-Zahlung für seine Rechnungen aktiviert, den Einzug von Rechnungsbeträgen von den Rechnungsempfängern des Kunden. Mollie erhält für die Abwicklung Firmenname, E-Mail-Adresse, Zahlungsdaten und Tarifangaben des Kunden sowie je Rechnungszahlung Betrag, Rechnungsnummer und Rechnungskennung. Für die Einrichtung der Online-Zahlung erhält Mollie zusätzlich Vor- und Nachname der verantwortlichen Person, Anschrift, Land und UID-Nummer des Kunden. Die Verarbeitung durch Mollie unterliegt nicht dem Auftragsverarbeitungsvertrag in Anhang A, sondern den Datenschutzbestimmungen von Mollie.
Nylas, Inc., 548 Market Street, San Francisco, CA 94104, USA: Versand von Systemnachrichten von XEAS an den Kunden und seine Nutzer, insbesondere Einladungen, Willkommens-, Sicherheits- und Abrechnungsnachrichten, mit Name, E-Mail-Adresse und Nachrichteninhalt; Abrechnungsnachrichten enthalten die Rechnung von XEAS an den Kunden als PDF mit Anschrift, UID-Nummer, abgerechneten Leistungen, Beträgen und Abrechnungszeitraum. Zusätzlich, sofern der Kunde ein E-Mail-Postfach verbindet, Versand von Dokumenten aus diesem Postfach sowie Lesen von Ordnern, Nachrichten und Anhängen für die Belegsuche. Übermittlung abgesichert durch das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln.
Yapily Ltd, 2 Leman Street, London E1W 9US, Vereinigtes Königreich: Kontoinformationsdienst zum Abruf von Kontobezeichnung, IBAN, Salden und Umsätzen samt Zahlungspartnern der vom Kunden verbundenen Bankkonten. Verarbeitung nur, wenn der Kunde ein Bankkonto verbindet. Übermittlung abgesichert durch den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission für das Vereinigte Königreich.
Jina AI GmbH, Prinzessinnenstraße 19-20, 10969 Berlin, Deutschland: Abruf und Aufbereitung öffentlich zugänglicher Website-Inhalte für die Übernahme von Firmendaten. Verarbeitung nur, wenn der Kunde eine Website-Adresse zur Datenübernahme angibt; übermittelt werden diese Adresse sowie gegebenenfalls die Adresse einer von dieser Seite verlinkten Impressumsseite. Verarbeitungsort: Europäische Union.
Die in diesem Anhang als Subprozessoren bezeichneten Unternehmen sind Auftragsverarbeiter im Sinne von Anhang A. Als weitere Empfänger bezeichnete Unternehmen verarbeiten die Daten in eigener Verantwortung. Die jeweils aktuelle Liste ist unter billutant.com/agb abrufbar.

Stand

11. September 2026