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Mahnung schreiben: von der Zahlungserinnerung bis zur letzten Mahnung
Bleibt eine Rechnung nach der Fälligkeit offen, folgt üblicherweise eine Zahlungserinnerung und danach eine oder mehrere Mahnungen. Eine gesetzlich vorgeschriebene Anzahl an Mahnungen gibt es in Österreich nicht — entscheidend sind klare Fristen, nachvollziehbare Beträge und ein dokumentierter Ablauf.
Typische Mahnstufen und Fristen
Rechtlich genügt in Österreich grundsätzlich eine Mahnung, in der Praxis hat sich ein gestufter Ablauf durchgesetzt: erst freundlich erinnern, dann klar auffordern, zuletzt weitere Schritte ankündigen. Die Abstände legt jedes Unternehmen selbst fest.
| Stufe | Typischer Zeitpunkt | Schwerpunkt |
|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | ca. 1 Woche nach Fälligkeit | Freundlicher Hinweis mit neuer Frist |
| Mahnung | ca. 2 bis 3 Wochen nach Fälligkeit | Klare Aufforderung, ggf. Mahnspesen |
| Letzte Mahnung | ca. 4 bis 6 Wochen nach Fälligkeit | Letzte Frist, Hinweis auf Inkasso oder Klage |
Zahlungserinnerung
Freundlicher Hinweis mit neuer Frist
Mahnung
Klare Aufforderung, ggf. Mahnspesen
Letzte Mahnung
Letzte Frist, Hinweis auf Inkasso oder Klage
Fristen pro Stufe einheitlich festlegen und einhalten
Zwischen Erinnerung und Mahnung im Ton unterscheiden
Jede Stufe im Rechnungsverlauf dokumentieren
Was in eine Mahnung gehört
Eine wirksame Mahnung verweist eindeutig auf die offene Rechnung: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, ursprüngliche Fälligkeit und offener Betrag. Dazu kommen eine neue Zahlungsfrist, die Bankverbindung und der Hinweis, was bei erneut ausbleibender Zahlung folgt.
Rechnungsnummer, Betrag und neue Frist klar anführen
Rechnungskopie oder PDF als Anhang mitsenden
Bereits eingegangene Teilzahlungen berücksichtigen
Verzugszinsen, Mahnspesen und Software
Gegenüber Verbrauchern gelten grundsätzlich 4 Prozent gesetzliche Verzugszinsen, zwischen Unternehmen 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz; im Unternehmergeschäft kann zusätzlich ein Pauschalbetrag von 40 EUR für Betreibungskosten verlangt werden. In Billutant lassen sich Mahnstufen mit Tagen, Gebühren, Verzugszinsen und E-Mail-Vorlagen pflegen und kontrolliert versenden.
Verzugszinsen je nach Geschäftsfall korrekt ansetzen
Mahngebühren pro Stufe in der Vorlage hinterlegen
Fällige Mahnungen aus dem Zahlungsabgleich heraus erkennen
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Rechnungsvorlage
Was eine Rechnungsvorlage enthalten muss und wo Word und Excel an Grenzen stoßen.
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Grundlagen zur Gewinnermittlung nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip für österreichische Unternehmen.