Checkliste für gültige Rechnungen

22.02.2025

Mitarbeiter:in von Billutant

Checkliste für gültige Rechnungen

Schluss mit Unsicherheiten – Rechnungen rechtssicher gestalten

Rechnungen schreiben gehört zum geschäftlichen Alltag – aber sind sie auch rechtlich korrekt? Eine kleine Unachtsamkeit kann schnell zu Problemen mit Kund:innen, Steuerberater:innen oder dem Finanzamt führen. Unvollständige Angaben, fehlerhafte Nummerierung oder unklare Leistungsbeschreibungen können dazu führen, dass eine Rechnung nicht anerkannt wird – oder sogar steuerlich abgelehnt wird. Deshalb haben wir für Sie eine kompakte, praxisnahe Checkliste erstellt. Mit dieser behalten Sie den Überblick und stellen sicher, dass Ihre Rechnungen allen gesetzlichen Anforderungen entsprechen – egal ob Sie selbstständig, Gründer:in oder Unternehmer:in sind.

Warum eine Checkliste sinnvoll ist

Eine rechtssichere Rechnung zu erstellen klingt einfacher, als es oft ist. Je nach Art der Leistung, Empfängerland oder Unternehmensgröße gelten unterschiedliche Vorgaben. Fehler passieren schnell – sei es durch Hektik, veraltete Vorlagen oder fehlende Informationen. Mit einer standardisierten Checkliste vermeiden Sie häufige Fehlerquellen und sparen sich Rückfragen oder Korrekturrunden. Zudem behalten Sie die nötige Klarheit, welche Angaben gesetzlich vorgeschrieben sind – und welche optional, aber empfehlenswert.

Die Checkliste für gültige Rechnungen (DE/AT)

Hier die wichtigsten Pflichtbestandteile auf einen Blick – angepasst an die Anforderungen in Deutschland und Österreich:

Pflichtangabe	Beschreibung
Name & Anschrift	Sowohl von Ihnen als Rechnungssteller:in als auch vom Rechnungsempfänger.
Rechnungsdatum	Das Ausstellungsdatum der Rechnung.
Fortlaufende Rechnungsnummer	Einmalig und eindeutig; Teil Ihres internen Nummerierungssystems.
Leistungsbeschreibung	Was wurde wann und in welchem Umfang geliefert oder geleistet? Klar und konkret.
Leistungszeitpunkt	Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung – wenn abweichend vom Rechnungsdatum.
Nettobetrag & Steuersatz	Aufschlüsselung der Beträge ohne und mit Umsatzsteuer (inkl. Angabe des Steuersatzes).
Gesamtbetrag	Der zu zahlende Endbetrag inklusive Umsatzsteuer.
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)	Bei B2B-Rechnungen ins EU-Ausland erforderlich.
Ihre Steuernummer oder UID	Pflicht für steuerpflichtige Unternehmen.
Bankverbindung & Zahlungsziel	Optional, aber üblich und empfehlenswert.
Hinweis auf Steuerbefreiung (falls zutreffend)	Z. B. bei Kleinunternehmerregelung: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Bonus: Was Sie zusätzlich beachten sollten

PDF statt Word/Excel: Für digitale Rechnungen bevorzugt das Finanzamt ein nicht veränderbares Format wie PDF.
Klarer Betreff: z. B. „Rechnung Nr. 2025-102 – Projekt XY“ hilft Kund:innen bei der Zuordnung.
Keine Tippfehler: Achten Sie auf korrekte Schreibweise bei Namen, Summen und IBAN.
Eigenkontrolle durch Tools: Lösungen wie Billutant prüfen viele dieser Angaben automatisch beim Erstellen der Rechnung – eine zusätzliche Absicherung für Sie.

Billutant